淺談企業(yè)專利分析工作的管理思路
專利分析是一項服務(wù)于特定需求、對專利信息進行延展、挖掘和解讀的情報分析工作，目前已成為很多企業(yè)在日常知識產(chǎn)權(quán)管理中的基本工作內(nèi)容。專利分析可以歸入咨詢業(yè)務(wù)的范疇，咨詢業(yè)務(wù)的重要特征就是主要依靠專業(yè)人士的主觀行為進行實施，其輸出成果看似是基于客觀事實的，其實受到較大的主觀影響。因此，企業(yè)對專利分析工作的進度質(zhì)量和成果質(zhì)量都是較難評價和管理的，無論內(nèi)部實施還是委托外包。
筆者結(jié)合近年來從事專利分析研究的一線經(jīng)驗，轉(zhuǎn)換視角，從企業(yè)管理的角度提出一些思路和手段，試圖改善專利分析成果的主客觀因子比重，以供行業(yè)同仁批評和討論。
一、加深對專利分析的理解
1.專利分析是具體工作還是工作技能？
為什么首先拋出這個問題？不同的理解會導致公司形成不同的工作定位，甚至可能形成不同的人員配置結(jié)構(gòu)。有的企業(yè)初次接觸專利分析是因為某項明確的工作需求，比如許可談判，這時企業(yè)容易將專利分析理解為一種具體的工作，進而會在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置專門的專利分析崗位，這種定位往往會導致該崗位人員的工作量不平穩(wěn)、或者業(yè)務(wù)過于聚焦不利職業(yè)發(fā)展。
從本質(zhì)上講，專利分析是一種工作技能，應(yīng)當理解為企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)團隊內(nèi)部每個人都應(yīng)或多或少具備的素質(zhì)，而不應(yīng)理解為具體工作。事實上，利用到專利分析技能的專利挖掘、技術(shù)查新或者無效分析等才能作為具體工作。不管是負責產(chǎn)品線的專利工程師、亦或是負責爭議解決的內(nèi)部顧問，都可以通過專利分析提升本職工作的效能；當企業(yè)遇到明確的突發(fā)工作需求時，也可以通過抽調(diào)人員內(nèi)部完成或者對接外部協(xié)同完成的方式進行解決。
基于上述考慮，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)部門可以不設(shè)置獨立的專利分析崗為，但是應(yīng)考慮將資源向各崗位人員的技能培養(yǎng)方向傾斜。
2.如何理解專利分析工作的執(zhí)行流程？
不管利用專利分析做什么具體工作，如果看得透徹一點，跑不出以下8個執(zhí)行環(huán)節(jié)，即：需求適配、行業(yè)技術(shù)調(diào)查、行業(yè)技術(shù)分解、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)處理、圖表制作、數(shù)據(jù)分析、對策撰寫，其中每個環(huán)節(jié)的內(nèi)涵和任務(wù)在本文中不做展開。企業(yè)在管理專利分析工作時往往存在以下訴求，即：為形成整套標準化的規(guī)劃方案和考核指標，希望明晰一條專利分析的工作主線，并能將各種類型的相關(guān)工作都歸結(jié)到這條主線中來。
筆者建議用以下執(zhí)行流程概括專利分析具體工作的通用解決方案。
Figure 1 專利分析的通用執(zhí)行流程
有時候我們會遇到很多不同的具體專利分析需求，比如用于侵權(quán)比對，比如用于許可談判，再比如用于提交公眾意見。對于這類具有明確需求的專利分析工作，均可以理解為在該通用解決方案基礎(chǔ)上的局部省略，例如：
Figure 2 侵權(quán)比對專利分析的執(zhí)行流程
3.什么是專利分析的核心目標？
加強專利分析工作的質(zhì)量管理，必須認清專利分析的核心目標。那么，專利分析的核心目標到底是什么呢?
如果站在管理者的角度整體把握，我們會發(fā)現(xiàn)有一條隱隱的主線始終貫穿著各種專利分析具體工作，那就是如何抓住并且匹配直接指導實際工作的需求。實際工作中，很多企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理者缺乏實際經(jīng)營經(jīng)驗，往往不易抓住直接指導實際工作的需求，更談不上資源的有效分配，導致專利分析的輸出成果“言過其實”。筆者遇到過這種情況，某企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模很大，業(yè)務(wù)范圍涉及某領(lǐng)域的全行業(yè)，該企業(yè)投入經(jīng)費開展專利分析項目，在立項階段給出了“制定XX行業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略”、“分析XX行業(yè)各類產(chǎn)品的專利布局”等宏大的工作需求。由于項目實施方?jīng)]有進行需求可行性分析，并且項目管理方也難以明確產(chǎn)品技術(shù)創(chuàng)新對各業(yè)務(wù)發(fā)展方向的影響程度差異，導致最終交付的項目成果看上去“面面俱到”實際上“面面不到”。筆者估計企業(yè)高層看到最終的分析報告后，應(yīng)該不會支持知識產(chǎn)權(quán)部門再做同樣的事情了。
由此可見，專利分析的核心目標在于服務(wù)特定需求，確定直接指導實際工作的需求是管理一切專利分析項目的出發(fā)點，專利分析項目管理的本質(zhì)就是在專利分析全流程中圍繞上述需求對智力、時間、財物等資源進行合理分配和動態(tài)調(diào)整。
二、企業(yè)專利分析工作的管理建議
1.人的管理
專利分析工作管理的核心在于人的管理，主要體現(xiàn)在“誰是工作驅(qū)動力”和“驅(qū)動力如何傳導”兩個方面。
筆者曾經(jīng)參與過不少企業(yè)的專利分析項目，常會遇到這樣的情況，項目在啟動時各部門均很重視，但在項目中后期幾乎只能看到知識產(chǎn)權(quán)部門的身影，而項目真正的需求方——業(yè)務(wù)部門已不再實際參與。出現(xiàn)上述情況的一個重要因素在于專利分析成果的責任人不明確。實際上，專利分析實施過程中我們一定會遇到由于研究力量不足需要二次學習或者需要業(yè)務(wù)部門協(xié)助的情況，如果沒有在項目初期做好資源統(tǒng)籌，項目行進過程中去獲取學習資源或者尋求業(yè)務(wù)團隊協(xié)作是比較耗時費力的。筆者推薦的辦法是預先明確該具體專利分析項目的責任人，使得責任人范圍務(wù)必囊括與項目相關(guān)的主要部門，形成“業(yè)務(wù)部門主導，知產(chǎn)部門管理”的雙核驅(qū)動格局，從而使項目可支配資源最大化。
對于項目管理者來說，光有人際溝通能力是不夠的，因為人際溝通的效率和范圍是有限的，在項目的啟動和行進過程中，需要形成良好的管理溝通能力，也就是創(chuàng)設(shè)溝通平臺的能力。首先，要形成專利分析工作推進機制，提前規(guī)劃好當分析需求產(chǎn)生時知產(chǎn)、業(yè)務(wù)、財務(wù)等各相關(guān)部門的責任人、介入順序、介入方式和協(xié)同方式；其次，項目行進中要明確溝通對象的鏈條長度，針對實際情況固化溝通機制，比如周會制度、晨會制度、聯(lián)席會議制度等，當然溝通形式不限于常規(guī)會議，也可以借助視頻會議、工作群等通信工具。
2.財?shù)墓芾?/div>
經(jīng)費預算是每一名企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理者都要妥善處理的問題。有的分析項目時效性不強，相對容易進行規(guī)劃，比如戰(zhàn)略預研；但有的分析項目則是為應(yīng)對某一突發(fā)事件而產(chǎn)生，時效性極強且需求的發(fā)起完全被動，這時項目的人力和經(jīng)費可能需要從其他工作的預算中臨時切分。因此，專利分析工作務(wù)必要管理好項目周期、財務(wù)支出、成果質(zhì)量三者之間的平衡。
筆者多次遇到以下情況，在專利分析項目后期，實施方抱怨委托方反復修改需求、額外增加過多工作量、項目根本不賺錢，委托方這邊也是一肚子苦水，埋怨實施方的研究成果始終不能讓領(lǐng)導滿意。究其本質(zhì)，委托方和實施方發(fā)生沖突的原因在于事前沒能對工作需求達成統(tǒng)一的認識，委托方把“錨定分析需求”這件事想簡單了，實施方經(jīng)驗不足、沒能在這一階段及時介入輔助。
所有的項目實施者都希望專利分析的需求越早確定越好，而企業(yè)也認可“錨定分析需求”是項目初期最重要的工作，但實際情況是，隨著專利分析項目階段性成果的形成，企業(yè)一定會提出迫切且在初始需求之外的新需求。為了平衡項目開展的效率和效益，筆者建議把分析需求定位于從兩輪產(chǎn)生，首先要在項目準備階段盡量全面地將初始分析需求具體化，同時還要有預期并且預留資源跟進第二輪分析需求，如果分析項目是委外完成，建議將兩輪需求的要求明確寫進合同。當然，要切忌分析需求漫無目的地多輪產(chǎn)生，這反而會走到另一個極端。
3.事的管理
想要做好全過程管理，最高效的手段是在深入理解專利分析執(zhí)行流程的基礎(chǔ)上做好節(jié)點管理。節(jié)點管理，就是將專利分析在時間維度上劃分出若干執(zhí)行關(guān)節(jié)，管理者將項目管理的主要精力放在對各執(zhí)行關(guān)節(jié)成果輸出的質(zhì)控上，由點及面、突出重點，從而實現(xiàn)對專利分析全過程的質(zhì)量控制。
隨著專利分析工作的研究成果在實踐中不斷得到驗證，企業(yè)逐漸意識到檢索質(zhì)量的評估、數(shù)據(jù)可視化的形式、數(shù)據(jù)分析的手段等諸多環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，因此逐漸意識到將專利分析的執(zhí)行流程理論化、體系化。筆者從企業(yè)管理的角度對專利分析每個執(zhí)行環(huán)節(jié)包括的工作任務(wù)和輸出成果進行了歸納，如下圖所示。
企業(yè)專利分析工作全流程解析
序號 執(zhí)行環(huán)節(jié) 主要工作任務(wù)（可選） 輸出成果（節(jié)點）（可選）
1 需求適配 明確責任部門擬定工作機制確定項目需求 項目需求清單
2 行業(yè)技術(shù)調(diào)查 行業(yè)調(diào)查技術(shù)調(diào)查 行業(yè)調(diào)查報告技術(shù)調(diào)查報告
3 行業(yè)技術(shù)分解 行業(yè)分解產(chǎn)品分解技術(shù)分解 行業(yè)分解表產(chǎn)品分解表技術(shù)分解表
4 數(shù)據(jù)檢索 制定檢索策略選擇數(shù)據(jù)庫專利文獻檢索檢索數(shù)據(jù)去噪檢索數(shù)據(jù)評估補充檢索法律信息檢索商業(yè)信息檢索 檢索報告質(zhì)量評估報告檢索結(jié)果清單檢索結(jié)果匯編
5 數(shù)據(jù)處理 專利數(shù)據(jù)采集專利數(shù)據(jù)清理專利數(shù)據(jù)標引 經(jīng)處理的檢索結(jié)果清單目標專利文檔
6 圖表制作 選取圖表工具數(shù)據(jù)圖表可視化 數(shù)據(jù)圖表
7 數(shù)據(jù)分析 選取分析工具確定分析方法數(shù)據(jù)圖表解讀綜合數(shù)據(jù)分析 分析框架特征對比表評述要點
8 對策撰寫 撰寫分析意見專家討論內(nèi)部論證修改分析意見 評述意見分析報告
節(jié)點管理，就是對上述各執(zhí)行環(huán)節(jié)輸出成果的管理。專利分析工作的整體質(zhì)量，是通過管理每個環(huán)節(jié)輸出的成果實現(xiàn)的，每個環(huán)節(jié)輸出的成果，也就是各個節(jié)點有機地支撐了最終的工作成果。下面簡要介紹對各個節(jié)點進行評價的考察指標：（前文提到，不同的專利分析項目所包括的執(zhí)行環(huán)節(jié)可能是不同的，但均可以理解為對上述通用執(zhí)行流程的局部省略，因此針對不同的情形，實施者直接抽取相關(guān)環(huán)節(jié)進行對號入座即可）
A.需求適配
評價方式：定性評價。可以通過與業(yè)務(wù)團隊座談或者向其發(fā)放調(diào)查問卷的形式進行評價，評價維度包括所收集需求是否a)全面、b)準確、c)能直接支撐業(yè)務(wù)推進。
B. 行業(yè)技術(shù)調(diào)查
評價方式：定性評價?？梢越M織召開行業(yè)專家參與的評審會，請專利分析執(zhí)行人員對調(diào)查結(jié)果進行匯報，通過綜合專家反饋意見進行評價。
C. 行業(yè)技術(shù)分解
評價方式：定性評價+定量評價。定性評價是指技術(shù)分解成果應(yīng)能得到多位行業(yè)專家的認可；定量評價，建議選取30件以上的相關(guān)專利樣本進行分解表對應(yīng)，若對應(yīng)關(guān)系合理則說明行業(yè)技術(shù)分解質(zhì)量好。
D.數(shù)據(jù)檢索
評價方式：定量評價?？梢酝ㄟ^建立隨機樣本的方式，采用查全率、查準率、相關(guān)度等指標衡量檢索結(jié)果的質(zhì)量。
為保障數(shù)據(jù)檢索過程的高質(zhì)量，推薦采用如下手段加強管控：如果人力充足，內(nèi)部實施或者委托外包均建議采用BTB(back to back)方式進行檢索，通過兩組結(jié)果相互對比、相互啟發(fā)實現(xiàn)檢索結(jié)果的優(yōu)化；如果專利分析項目委托外包實施，建議企業(yè)獨立準備一份目標專利清單作為考察樣本，該清單中的專利只要求“準”不需要“全”，最好是通過檢索以外的途徑得到，比如新聞、訴訟案、警告函等，進而考察該樣本被受委托機構(gòu)所交付數(shù)據(jù)覆蓋的程度。
E.數(shù)據(jù)處理
評價方式：定量評價?？梢詮慕?jīng)處理的檢索結(jié)果清單中抽取一段數(shù)據(jù)進行評價，評價指標主要包括信息完整度、規(guī)范度和冗余度。
F.圖表制作
評價方式：定性評價。可以從信、簡、達、美四個角度進行考察。
G.數(shù)據(jù)分析
評價方式：定性評價。通常需要考核三個方面：事實認定是否準確、分析方法是否符合行業(yè)習慣、考量維度是否全面。
H.對策撰寫
評價方式：定性評價。核心思想是衡量本階段成果與專利分析需求的匹配程度。
現(xiàn)如今，專利分析工作的管理已經(jīng)成為企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)業(yè)務(wù)管理的必要環(huán)節(jié)，知識產(chǎn)權(quán)部門管理者需要認識到專利分析的核心目標在于服務(wù)特定需求，應(yīng)當將確定需求作為管理專利分析工作的出發(fā)點。實際上，“專利分析如何支撐企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展”依舊是個前沿問題，其面紗并未被全面揭開，愿廣大行業(yè)同仁共同前行！
